GESTIÓN SECRETARIAL

 

SECRETARIA

 

 

Profesión u oficio de una persona que se encarga de recibir y redactar correspondencia de un superior jerárquica quien se le lleva una agenda y se le custodian unas actividades por medio del orden de documentos en la oficina y en la empresa en general.

Es el cargo que ocupa un ser humano diligenciando también una nomina, realizando pagos y sueldos, haciendo deducciones y bonificaciones de los empleados en beneficio de la empresa. Es además un ser integro en sus tareas eficiente y eficaz en sus funciones, responsable y atenta en sus deberes, recursiva y creativa en la organización general de la empresa, en fin es una persona auxiliar administrativa y de gerencia.

MISIÓN DE LA SECRETARIA

Es brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar la vigilancia de los procesos que se siguen dentro de la empresa.

PERFIL DE LA SECRETARIA

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:

• Buena presencia.
• Persona de buen tacto, amable, cortes y seria.
• Excelente redacción y ortografía.
• Facilidad de expresión verbal y escrita.
• Persona organizada y proactiva.
• Facilidad para interactuar en grupo.
• Dominio de Windows, Microsoft, office e internet.
• Brindar apoyo a todos los departamentos.
• Desempeñarse eficientemente en el cargo.
• Aptitud para la organización
• Buenas relaciones interpersonales.
• Dinámica y entusiasta.
• Habilidades para el planteamiento, la planeación, la motivación, el liderazgo y la toma de decisiones.
• Capacidad para el trabajo en equipo y bajo presión.

FUNCIONES DE LA SECRETARIA

¯ Ser puntual en todas sus actividades.

¯ Redactar las solicitudes por parte del departamento de servicio al cliente.

¯ Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento del servicio.

¯ Recibir e informar asuntos que tengan que ver con el departamento asignado y correspondiente para que todos estén informados y se pueda desarrollar bien el trabajo.

¯ Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.

¯ Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier función o departamento dentro de la empresa.

¯ Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado al jefe de los compromisos y demás asuntos.

¯ obedecer y realizar instrucciones que sean asignadas por el jefe.

¯ Mejorar el aprendizaje continuamente.

¯ Ser eficiente y eficaz en cada una de las situaciones que se presenten.

¯ Ser dinámica, creativa y proactiva según las situaciones que se presenten.

¯ Evaluar y reevaluar constantemente sus funciones.

 

CARACTERISTICAS INDISPENSABLES DE LA SECRETARIA

Desempeñar el rol de secretaria significa frecuentemente ser la cara en la institución hacia afuera:                                                                  los clientes, el teléfono o la correspondencia. La profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto u escalar de posición en una organización o verlo como un pasatiempo. El cargo de secretaria en una empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad.

ASPECTOS ESCENCIALES EN LA SECRETARIA

Organización:

Debe  tratarse de personas metódicas y responsables.

Capacidad de trabajo:

Han de poder hacer tres o cuatro cosas a la vez y adaptándose continuamente a los cambios.

Don de gente:

Tiene que ofrecer la mejor imagen posible, han de ser amables, comunicativos y capaz de relacionarse con todos los compañeros.

Discreción:

Por las manos de una secretaria circulan asuntos que afectan a todos los departamentos; de ella se espera que mantenga el secreto profesional. Iniciativa para resolver problemas.

 

DESEMPEÑO SECRETARIAL

Para ser una buena secretaria en el ámbito laboral se necesita ser una persona de buen tacto, amable y cortes, que en sus documentos tenga una excelente redacción y ortografía con mucha facilidad de expresión verbal y escrita.

La secretaria debe ser una persona practica y organizada que tenga facilidad para interactuar en grupo, también debe brindar apoyo a todos los demás departamentos teniendo y generando así buenas relaciones interpersonales para facilitar el desempeño eficiente en su cargo. Debe tener la capacidad para trabajar en equipo y bajo la presión de sus jefes.

CUALIDADES QUE DEBE REUNIR UNA SECRETARI

1.     Discreción:

Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza, como lo es el cargo secretarial, dado que tiene acceso a material reservado. Hay que mantener el material alejado de miradas indiscretas, además de todo lo que pasa por sus manos. La discreción también es aplicable a la hora de elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral.

2.   Puntualidad: 

ten en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo si no a la hora también de entregar un trabajo, en el cumplimiento de los horarios de entrega o calendarios asignados a cada tarea.

3.   Paciencia:

esta es una indispensable si eres secretaria, enfurecer jamás ha dado buenos resultados, solo sirve para descargar nuestros nervios sobre los demás. Debemos mantener la tranquilidad cuando las cosas no van como se espera; si eres de carácter nervioso, refrena tus impulsos y no te dejes dominar por ellos.

4.   Organización:

una secretaria debe ser organizada sin excusas; las personas que se relacionan con ella deben tenerle  confianza en casi todos los aspectos y estar tranquilos de que tendrán el trabajo solicitado a tiempo y forma. Significa que se tiene que tratar de alcanzar los objetivos a los que se ha comprometido, pero también significa no adquirir compromisos que no se puedan cumplir.

5.    Lealtad:

es otra de las características indispensables para el cargo. Sin embargo, lealtad no significa quedarse en las buenas y en las malas, o dedicarse a pesar de… significa que nos damos cuenta de las debilidades de los superiores y no las revelamos; defendemos, si es necesario, a los que trabajan con nosotros. También abarca la dedicación al trabajo, rindiendo y queriendo que la empresa tenga éxito en sus emprendimientos y trabajar para ello.

6.   Tacto:

implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable, sino ver si la persona está satisfecha. Solucionar un problema sin dar explicaciones y sin evitar responsabilidades. Por ejemplo: un cheque no está firmado. No somos responsables por este hecho pero atendemos a la persona y manejemos la situación.

7.    Responsabilidad:

es vital en un cargo secretarial. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencias ante las visitas y se atiene con puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina y es discreta en el teléfono.