REDACCION Y CORRESPONDENCIA
REDACCIÓN DE CORRESPONDENCIA
CORRESPONDENCIA PRIVADA
Cuando dos personas o entidades, públicas o privadas, se ponen en contacto por escrito crean lo que conocemos como correspondencia.
Tratar con cierto detenimiento la acción y efecto de comunicarnos supone dedicar "algunas" páginas a tal cuestión y, además, es algo que ya hemos hecho más detenidamente en nuestros libros "El español. Dificultades Y particularidades idiomáticas" y "Redacción de documentos" (Públicos, privados, comerciales).
Un resumen "acelerado" de primeros auxilios para la correspondencia particular (ciudadano particular), es el siguiente:
LA CARTA Y SU REDACCIÓN
Creer que escribir una carta es cosa sencilla está muy lejos de la realidad. Si tenemos presente que ha de ser clara, pulcra, breve, concreta, metódica, correcta, cortés, considerada, precisa y, sobre todo, que consiga el fin que nos proponemos, veremos que la cosa no es tan fácil. No cabe duda de que una carta que reúna los requisitos descritos puede calificarse entre los géneros literarios más difíciles.
La carta está definida como una conversación por escrito y, ante todo, hemos de saber adaptarnos a nuestro interlocutor. Sócrates, excepcional comversador, hablaba con el zapatero "en zapatero" y con el filósofo "en filósofo". Si no seguimos esta pauta, será muy difícil conseguir el fin propuesto porque no seremos ni inteligibles ni fáciles de comprender. Pecaremos contra la sencillez, la claridad y la naturalidad sin olvidar que, si nos valemos de artificios y afectaciones, la carta terminará, sin duda, en el cesto de los papeles.
Por el contrario, si hacemos gala de frases cortas y claras al entendimiento; si metódicamente dividimos los asuntos que tratemos, dando prioridad a lo más interesante para continuar con una acertada explicación y una justificación, en la que se excluirán cuestiones accesorias y divagaciones, seremos exactos y nuestras probabilidades de éxito serán mucho mayores, máxime si a todo lo ha presidido la corrección y cortesía que, como nadie ignora, consiste en ser pulcros, no cometer errores ortográficos ni sintácticos y ser atentos, afables y comedidos.
Otra consideración la impone este sabio refrán: "Antes de hablar, piensa una vez; antes de escribir, tres". No debemos olvidar que, pese a nuestra condición de autor, la carta pertenece a quien la recibe y que puede hacer de ella el uso que estime oportuno. Huelga comentar que debemos pensar muy bien el alcance que pueda tener una frase, no prometer aquello que no se piensa cumplir; la gravedad de una palabra injuriosa...
Seamos sinceros al escribir eliminando los achaques que nadie cree: "... puedes creerme que me ha sido completamente imposible escribirte. Ya sabes las muchas ocupaciones que tengo..."
NORMAS PARA LA REDACCIÓN DE CARTAS
1ª. Citación de la fecha del día en que escribimos.
2ª. Contestar citando fecha, referencias y asunto.
3ª. Tener presente:
- Si nos dirigimos en nombre de una sociedad, empresa, etc. para hablar en plural. Ejemplo: "Comunicamos a ustedes". No es infrecuente usar el "singular".
- Si comenzamos con la fórmula "Señores:", el resto de la exposición irá en plural. Ejemplo: Señores. Acusamos recibo al escrito de ustedes de fecha. No suele ser infrecuente dirigirnos a "un colectivo" en singular. Sobre todo, después de haber escrito algunos párrafos.
- Saber despertar el interés del destinatario desde un principio, sobre todo, si la comunicación es extensa.
LA CARTA DESCUBRE NUESTRA PERSONALIDAD
Es tan cierto el título que nos ocupa que, si deseamos no ser confundidos, hemos de escribir tal y como hablamos, lo que no impide que se medite detenidamente, se exprese el asunto espontáneamente y, como ya hemos indicado, se lea y relea nuestra epístola para asegurarnos de que no existen errores ortográficos ni sintácticos.
Otras consideraciones que revelan al destinatario nuestra personalidad, son la calidad del papel, el color de la tinta, la letra o la clase de máquina (o impresora de ordenador), la firma y otros rasgos aparentemente triviales que suelen ser significativos para el lector. Si estos elementos los escogemos con cuidado y sinceridad, con el ánimo de agradar y no de deslumbrar, nuestra fotografía resultará estupenda.
1. Póngase siempre en el lugar del destinatario y lea cuanto le dice con espíritu crítico.
2. Tenga presente, en el supuesto de trabajar en una empresa, dar a la escritura de su carta un matiz de seriedad, confianza y sinceridad. Por lo que usted escriba, juzgarán a su empresa.
3. Recuerde que Sócrates hablaba al zapatero "en zapatero" y el ingeniero "en ingeniero". Hable al destinatario en el idioma que éste utiliza.
4. Jamás imprima a la escritura un carácter impersonal y seco. Recuerde que la carta es una conversación.
5. Ya hemos visto cómo la carta descubre nuestra personalidad. Estudie con detenimiento a su corresponsal y sabrá contestarle acertadamente.
6. Utilice, en todo momento, un lenguaje cordial y amistoso, sin pecar por exceso ni por defecto. Sepa "guardar las distancias". No tiene por qué contestar a un "apreciado amigo" con un "querido amigo" o viceversa.
7. No sea jamás pesado, forzado o afectado. Las insistencias cansan. Si tiene que dejar constancia de su amor propio, hágalo con sencillez y naturalidad; jamás como ofendido.
8. Recuerde que la cortesía es una norma de obligado cumplimiento en la convivencia. No nos cansaremos de repetir la necesidad de ser atentos, afables y comedidos. En suma, corteses. Revelaremos poseer buena crianza.
9. Despierte la atención de su corresponsal. Conseguirá ser comprendido con agrado y las probabilidades de conseguir el fin propuesto serán mayores.
10. Si piensa detenidamente en el asunto que le ocupa, la respuesta que obtenga jamás le sorprenderá. El buen corresponsal intuye siempre la contestación porque su carta fue fruto de madurado pensar.
11. Dé prioridad al qué pensará el destinatario, sobre su estilo, acomodándose con perfección al asunto que trata.
12. Utilice la lógica en la exposición de sus ideas. Esto lo conseguirá cuando sus pensamientos constituyan una cadena para que su corresponsal capte, sin el menor esfuerzo, de avances y retrocesos en la lectura, aquello que usted desea.
CARTAS QUE ABURREN
Son muchas, y de muy variada índole, las cartas que recibimos y ante cuyos ochenta renglones, mecanografiados con letra "menudita" comenzamos a temblar. Pero, ¿Quién se resiste al sugestivo asunto de "DE GRAN INTERÉS PARA LOS PADRES DE LOS ALUMNOS DE ESTE COLEGIO? No hay, pues, más remedio que perder media hora de nuestro tiempo para enterarnos de que el próximo curso escolar habremos de pagar un incremento de un 25 por 100 en el recibo del colegio; porque, a la hora de la verdad, qué puede importarnos algunas docenas de frases parecidas a las siguiente:
"... Los intentos que este colegio ha verificado para evitar tal subida, han sido infructuosos. Las reivindicaciones salariales del personal docente que, consideramos justas y procedentes, por un lado, y el constante aumento del coste de la vida, unidos a las obras que hemos tenido que realizar en la capilla y en el comedor (ascendentes a dos millones de pesetas), han creado un déficit contable que sólo puede subsanarse con la colaboración de los padres de nuestros queridos alumnos. Tengan ustedes, asimismo presente, que el carbón de la calefacción ha subido en un 30 por 100 y la gasolina, un 50. Cuanto antecede, unido..."
Este tipo de epístolas nos avisan de lo que debemos evitar en nuestras cartas: Divagaciones inútiles, no recordar lo que nadie ignora, abordar directamente el asunto y, sobre todo, construir nuestras frases con brevedad y pleno significado.
Las interminables parrafadas del colegio deberían redactarse así:
"Lamentamos incrementar en un 25% el importe del recibo del colegio. Alguno de los motivos que deseamos no ignore son:
- Aumento del salario del profesorado.
- Constante incremento en el coste de la vida.
- Obras varias que, en beneficio de todos, se han realizado."
Atención con la tinta y los subrayados
El autor de cualquier carta debe considerar, asimismo, que no es leída con agrado la epístola que ha sido escrita con tinta débil (mala impresora de ordenador) o con cinta de máquina de escribir gastada. Recuerde que el color rojo, verde, marrón o cualquier otro tono de tinta que no sea el clásico negro o azul, debe eliminarse en nuestra escritura. Son extravagancias que pueden irritar al destinatario.
GESTOS EN LA ESCRITURA Y RESPUESTAS IMPENSADAS
Dos consideraciones:
Primera. La persona que gesticula constantemente llama la atención incorrectamente. Exige una atención continua.
Los subrayados y entrecomillados de las palabras (cursivas, negrita, etc. en ordenador), desempeñan igual misión que los gestos. Un gesto (entrecomillado o subrayado) hecho oportunamente, se recomienda. Un exceso, debe descartarse porque el lector termina por no hacer caso o incluso puede ofenderse, por no concedérsele la suficiente perspicacia para caer en la cuenta de lo que se le dice.
Segunda. Si en alguna ocasión tiene usted que contestar esas cartas tediosas o insolentes, no caiga en la irresistible tentación de escribir a quien le martiriza: "Espero que no volverá nunca más a molestarme" o "Hágale partícipe de mi mayor desprecio". Frene su ímpetu, calme su cólera, cuenta hasta cien, y escriba: "De usted con el mayor respeto y consideración".
CARTAS DE INVITACIÓN
Distingamos, dentro de este tipo de epístolas, dos facetas primordiales:
- Las que se cursan con fines varios, como pueden ser las dirigidas a clientes y que tienen como misión que visiten nuestra instalación comercial, al final de cuyo acto se agasajará a los distinguidos con un espléndido vino español y que, sinceramente, el fin primordial perseguido, es el de mantener atrapado al cliente. En estos casos el tipo de misiva se conoce con el nombre de "Saluda, epístola ceremoniosa ya impresa.
- Las que deseamos que el amigo comparta una alegría como puede ser el nacimiento de un hijo (bautismo) o el casamiento. Sobra comentar que hemos "casi" de forzar al amigo a que asista y dar por sentado que contamos con su agradable y querida presencia.
Establezcamos diferencias con dos ejemplos de la invitación ceremoniosa (saluda) y la de auténtica amistad.
MODELO DE SALUDA
"SERPROF"
A Gabinete técnico-literario
Tfno 459 46 70 FAX 311 34 43
M a d r i d ESPAÑA
El Gerente de Servicios Profesionales, S.A.
S A L U D A
a su distinguido amigo DON JOSÉ NEIRA LÓPEZ y tiene el gusto de invitarle a la copa de vino español que en el Hotel............ sito en ....... ofrecerá el día............ de los corrientes a las ......... horas, con motivo de la inauguración de una academia de mecanografía.
Asimismo, le ruega haga extensiva la presente invitación a todo el personal directivo de ese centro de enseñanza.
Azucena Cebolleira Berbenera
aprovecha esta oportunidad para ofrecer el testimonio de su consideración más distinguida.
Madrid, 4 de febrero de 1998
MODELO DE CARTA DE INVITACIÓN
Querido amigo Andrés:
La cigüeña al fin dijo sí tras hacerse rogar durante diez interminables años. Ya puedes imaginarte la alegría que Amparo y yo tenemos y la que tú y Manolita nos vais a proporcionar viniendo el próximo sábado día a casa, para comer con nosotros.
Hemos invitado a Lourdes y Matías únicamente porque deseamos que nuestros verdaderos amigos compartan, en la intimidad, nuestra alegría.
Prepárate para ser padrino. Confírmanos el sí con un telefonazo.
Os abraza con todo cariño
CONTESTACIÓN A LAS CARTAS DE INVITACIÓN
A tal carta debemos contestar con la misma euforia y alegría que el padre de la criatura manifestó al invitarnos.
No será correcto, por tanto, recordar a nuestro amigo la máxima de Teófilo de Gautier de que "nacer es comenzar a morir", ni tampoco la reflexión de Gracián: "¿Cuál puede ser una vida, que comienza entre los gritos de la madre que la da y los lloros del hijo que la recibe?" Ni mucho menos hacer referencia a la afirmación de Montesquieu de que "Debe llorarse cuando nace un hombre y no cuando muere".
Puede proceder algo así:
Querido amigo Pedro:
¡Qué alegría tan grande! ¡A partir de ahora tienes un pan bajo el brazo!
Por supuesto que puedes contar con nosotros el próximo sábado y procura tener "champán" en abundancia.
He hablado con Lourdes y Matías. Están muy contentos y nos acompañarán.
Cuenta con todos nosotros. Enhorabuena y un fuerte abrazo para ti y Amparo.
CARTAS DE PÉSAME
Existen escritores eminentes cuyas plumas, templadas con excelente acero, se doblan o detienen dubitativas cuando tienen que escribir una simple carta de condolencia para expresar con cuatro líneas: "Siento sinceramente el fallecimiento de tu padre".
El motivo de esta dificultad radica en que el firmante se preocupa excesivamente con la literatura y no deja que sea el corazón quien hable porque nadie ignora que éste tiene razones que la razón ignora.
Quien con vueltas y revueltas nos mencione en su pésame a todos los santos del cielo, glorias, formalismos de rigor y fuerce a leer al apenado mil palabras, añade aflicción al afligido. Por el contrario quien, brevemente y sin alardes literarios, expresa con extremada sencillez su sentimiento consigue su propósito. Recordemos que el apenado no está para pláticas ni retóricas.
Procedería algo así:
Querido José:
Dios, en cinco años, te dio seis hijos y ahora te ha exigido uno. Piensa que ha sido bondadoso, que no ignora lo que hace y que te deja el consuelo de cinco hijos más, mientras que a otros no concede la dicha de poseer ninguno.
Un abrazo muy fuerte, muy fuerte de
Por el contrario, no falta quien se empeña en traernos a la memoria los buenos ratos pasados con el difunto, sus cualidades humanas (méritos y virtudes), agravando nuestro dolor.
Cuídese también, en las cartas de pésame, las exageraciones ridículas (y por tanto falsas), de nuestro dolor y exprésese nuestro sentimiento en consonancia con el parentesco que unía al difunto con nuestro amigo.
CARTAS DE DESPEDIDA
El teléfono, FAX y la rapidez con que nos desplazamos de un sitio hacia otro ha terminado, prácticamente, con este tipo de epístolas. Hoy es corriente encontrarnos con un amigo al que no veíamos desde hacía quince días y enterarnos de que ha estado recorriendo medio mundo.
Efectivamente: Hoy las cartas que antes eran obligadas al ausentarnos del lugar de residencia, solamente hay que escribirlas cuando se crea que con ellas se puede ofrecer un servicio y nos atrevemos a decir que no faltará quien opine que para eso está también el teléfono.
No obstante, es protocolario, cuando se presuma que la ausencia es definitiva, comunicarla por escrito a nuestros amigos y familiares. El siguiente ejemplo puede servir de modelo:
Querido amigo Pedro:
La empresa donde trabajo ha abierto una sucursal en Cuba y me envía allá, como director de la misma, por tiempo indefinido.
Si bien es cierto que esto supone para mí una inmensa alegría, pues mi destino conlleva una mejora económica y social, no es menos cierto que privarme de los buenos amigos como tú, me aflige.
Mi nueva dirección es calle de la Revoleira Lucense, nº 600. La Habana.
Estoy convencido de que, a pesar de estar lejos de ti, nuestra amistad será igual que siempre.
Te escribiré para informarte de cómo me va.
Ya sabes dónde me tienes a tu disposición.
Un abrazo de tu buen amigo
Cartas solicitando un favor
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